用好系统第一步：设置好部门和职务

2012-12-15 09:33:23

很多人评价ERP软件时经常说：三分软件、七分实施。这七份实施中，有大量内容是在给企业管理人员讲解一些相关的管理知识。这些内容，往往影响到ERP软件的应用效果甚至实施的成败。

同一个系统，在不同企业使用的效果经常有很大的差别。就象使用同一辆车，有人可以成为赛车手，绝大多数人可以安全自如的开着上下班，少数人会经常追尾刮蹭、保险公司都不敢保他。

一个企业管理软件就是一辆车，学会使用它并不比学开车难，但前提是必须要完整、系统地学习——这一点并不难，花的时间也很少。

在使用协同管理系统时，会经常用到“部门”和“职务”。比如，在OA中，会经常按“部门”选择人员，或者把协同发给某个“职务”的所有员工。很多人认为：部门和职务太简单了，谁不知道啊？但是，如果以前没有完整地学习过相关的管理知识和系统实施知识，那么几乎没有几个人能在系统中设置出合理的部门、职务，即使学过MBA、或者从事过多年的企业管理工作。这并不是因为有多大难度，而是因为属于不同的领域，没学过就肯定不可能理解好。

在设置“部门”和“职务”信息时，会有很多误解和问题，比如：

一、在部门设置时：

1)    很多人认为总经办是由董事会管理，而销售部、财务部等是归总经办管理，于是把总经办设置为董事会的下级部门、把其它各个部门都设成了“总经办”的下级（如下所示），这样合理吗？部门的上下级关系是指什么？

2)    系统中的“部门”设置是不是必须与实际工作中的“部门”完全一致？

3)    部门应当怎样编号？应当遵守什么规则？

二、在职务设置时：

1)    在人力资源管理理论中强调：职务是业务组内的通用职责，它独立于任何单个组织。所以，很多人在初次设置职务信息时，就认为：既然所有部门经理都是“职能部经理”这个职务、所有主管都是“主管”这个职务，就应当只设置“总经理、副总经理、职能部经理、职能部副经理、主管、职员”等几个职务。这样理解正确吗？

2)    很多人在设置职务信息时，经常考虑职务的上下级关系。比如，认为总经理是副总经理的上级、副总经理是部门经理的上级、部门经理是该部门职员的上级……这样理解正确吗？管理层级在系统中到底是怎样体现的？

3)    职务应当怎样编号？应当遵守什么规则？

很多人看到这些问题，会感到有点迷惑：“怎么会有这些问题呢？”实际上，如果不能准确地理解部门、职务的概念和设置规则，就必然会有很多迷惑，也肯定不可能设置出合理的部门、职务，更不可能把系统真正用好。

很多企业已经顺利地把协同管理系统投入使用，并且取得了很好的效果。但有些用户还没有把这个系统完全用好。设置出更规范、合理的“部门、职务”信息，可以有效提升系统使用水平和工作效率。

为此，我们重新补充了《主控系统使用教程》，其中增加了“关于部门信息的特别说明”、“关于职务信息的特别说明”这二个专题，对部门、职务的设置做了进一步介绍。我们不仅要提供免费的管理软件、免费的升级和基础服务，不仅要让用户自己能把系统安装起来、用起来，更要让用户真正能把系统使用好。部门、职务虽然主要属于管理范畴的知识而不是ERP软件方面的知识，但部门、职务的理解和设置对于系统使用效果有重大影响，所以我们整理了这些内容。这样，用户不仅可以把系统使用得更好，而且可以更好地了解管理知识、更好地把企业的组织结构梳理好，您会发现，经过您的精心整理，部门、职务的设置会比做ISO认证时还要规范得多。

只要把部门、职务理解好、设置好，就可以把OA、TC、PB这几个系统应用到相当好的水平，如果以后需要用HR系统，部门、职务的设置也是最重要的基础之一。

其实，很多不正确的理解和设置就是因为用户从来没有接触过这方面的工作、没有完整地学习过，并不是这些工作有多么难、多么玄。这也正说明，企业管理软件必须普及到每个企业，让企业真正有机会接触它、了解它、学习它、使用它，这样，企业管理软件才会成为推动企业进步的强大工具，这也是我们努力要做的。

“三分软件、七分实施”的说法是很有道理的，只不过，谁说那“七分实施”用户自己就一定做不好呢？——认真学一下，您肯定能做好！